Notfallordner: Welche Dokumente sofort greifbar sein sollten

ARAG Experten erklären, was Verbraucher für den Ernstfall vorbereiten sollten

Die beste Vorsorge hilft wenig, wenn Angehörige im Ernstfall nicht wissen, wo sie wichtige Unterlagen finden. Ob ein Unfall, eine plötzliche Erkrankung, ein Pflegefall oder Schäden am Hausrat – in solchen Situationen bleibt meist keine Zeit, wichtige Unterlagen zusammenzusuchen. Ein Notfallordner bündelt alles Wesentliche an einem einzigen Ort und erleichtert Angehörigen oder bevollmächtigten Personen schnelles Handeln, wenn der Betroffene selbst dazu nicht in der Lage ist. Die ARAG Experten erklären, was hineingehört, wie der Ordner sinnvoll strukturiert wird und wo er aufbewahrt werden sollte.

Warum ist ein Notfallordner wichtig?
Die meisten Menschen bewahren wichtige Unterlagen an verschiedenen Stellen auf: in Schubladen, Ordnern, auf dem Computer oder in der Cloud. Doch im Krisenfall muss es schnell gehen und oft bleibt keine Zeit, alle Unterlagen zusammenzusuchen. Abhilfe schafft ein gut geführter Notfallordner. Er erspart die Suche und kann laut ARAG Experten als zusätzliche Absicherung dienen, falls Originale durch Feuer, Hochwasser oder einen Hackerangriff verloren gehen.

Welche Dokumente gehören zwingend hinein?
Zu den wichtigsten Unterlagen gehören Patientenverfügung, Vorsorgevollmacht, Bankvollmachten und – sofern vorhanden – ein Testament. Die ARAG Experten weisen darauf hin, dass bei diesen Dokumenten unbedingt auf die Einhaltung der nötigen Formalitäten geachtet werden muss. Vollmachten, die Formfehler enthalten, werden im Ernstfall nicht anerkannt. Wer eine Vorsorgevollmacht erstellt hat, kann sie zudem beim Zentralen Vorsorgeregister der Bundesnotarkammer registrieren lassen. Wichtig ist außerdem, dass Angehörige oder bevollmächtigte Personen wissen, wo die Originale dieser Dokumente aufbewahrt werden. Im Notfallordner selbst sollten sich darüber hinaus Kopien persönlicher Dokumente wie Personalausweis, Reisepass, Geburtsurkunde und Sozialversicherungsnummer befinden. Sinnvoll sind außerdem Hinweise darauf, wo wichtige Ersatzschlüssel für Wohnung oder Auto hinterlegt sind oder wer Zugang zu ihnen hat.

Was muss ich zu Gesundheit und Medikamenten festhalten?
Auch ein vorübergehender Krankenhausaufenthalt oder eine Reha kann Angehörige ohne die richtigen Unterlagen schnell überfordern. Daher sollten die eigene Krankengeschichte, eine Liste aktueller Medikamente, Informationen zu Allergien, der Impfpass sowie, falls vorhanden, ein Blut- oder Organspendeausweis im Notfallordner abgelegt sein. Auch der Name und die Kontaktdaten des behandelnden Hausarztes gehören dazu. Wer eine Betreuung für Haustiere regeln möchte, dem raten die ARAG Experten, entsprechende Hinweise festzuhalten.

Wie behalte ich Versicherungen, Vermögen und Verträge im Überblick?
Im Ernstfall müssen oft viele Stellen gleichzeitig informiert werden. Kopien aller Versicherungspolicen wie zum Beispiel der Kranken-, Lebens- oder Rentenversicherung gehören deshalb in den Ordner. Gleiches gilt für eine Übersicht aller Geldanlagen: Girokonten, Sparbücher, Tagesgeldkonten, Wertpapierdepots oder Schließfächer sollten mit Angabe der jeweiligen Bank und einer bevollmächtigten Person aufgeführt sein. Die ARAG Experten raten Immobilieneigentümern, Kopien der Grundbuchauszüge abzulegen. Laufende Verträge und Verbindlichkeiten wie Miet- oder Leasingverträge oder Vereinsmitgliedschaften sowie Abonnements gehören auch aufgelistet, damit Angehörige einen vollständigen Überblick über laufende Verpflichtungen und finanzielle Angelegenheiten erhalten.

Wie sichere ich mein digitales Leben richtig ab?
Auch der digitale Nachlass sollte geregelt werden. Dazu gehört festzulegen, wer im Todesfall Zugang zu E-Mail- und Online-Konten, Cloud-Diensten oder sozialen Netzwerken erhalten soll. Passwörter und Zugangsdaten für Online-Banking, E-Mail- und Online-Konten oder Social-Media-Profile sollten allerdings nicht offen im Notfallordner liegen. Die ARAG Experten empfehlen stattdessen, alle Zugangsdaten auf einem passwortgeschützten USB-Stick zu speichern und diesen in einem versiegelten Umschlag im Ordner abzuheften.

Wo bewahre ich den Notfallordner am besten auf?
Der Ordner muss im Ernstfall sofort greifbar sein. Ein Banksafe ist zwar sicher, aber ungeeignet, da er aufgrund der Öffnungszeiten einer Bank nicht jederzeit zugänglich ist. Sinnvoll ist es, den Ordner zu Hause aufzubewahren und ein zweites Exemplar oder zumindest Kopien der wichtigsten Dokumente einer Vertrauensperson zu übergeben. Das sollte jemand sein, der im Notfall tatsächlich handeln muss und weiß, wie er mit den Unterlagen umgeht. Diese Vertrauensperson sollte darüber hinaus wissen, dass ein Notfallordner existiert und wo er aufbewahrt wird.

Wer eine digitale Version bevorzugt, kann Dokumente als PDF auf einem verschlüsselten USB-Stick oder in der Cloud ablegen. Beides zusammen – analog und digital – bietet die größte Sicherheit. Vom Handy als Ablageort raten die ARAG Experten ab: Bei Verlust oder Diebstahl ist das Risiko groß, dass sensible Daten schnell in falsche Hände geraten.

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