Sie sind hier

Firmen müssen sich selbstständig und gewissenhaft vor steuerlichen Fehlern schützen. Dies geschieht am besten durch die Dokumentation der buchhalterischen und steuerlichen Abläufe im Unternehmen. Bei der Einhaltung der Vorgaben kann ein innerbetriebliches Kontrollsystem – ein Tax Compliance Management System (TCMS) – helfen. Allerdings sorgt dieses Sachgebiet vor allem bei Unternehmern immer öfter für ratlose Gesichter. Dr. Hartmut Schwab ist Präsident der Steuerberaterkammer München und kennt sich berufsbedingt mit der Thematik sehr gut aus.

Herr Schwab, können Sie uns den Sinn und Zweck erklären, den TCMS erfüllen?

Dr. Hartmut Schwab: Die TCMS sind nicht wirklich was Neues. Bisher sprach man vom Internen Kontrollsystem (IKS) eines Steuerpflichtigen. Die TCMS haben außerdem keine eigene Rechtsgrundlage. Sie sind lediglich ein Teil der GoBD, der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Alle buchführungspflichtigen und alle freiwillig buchführenden Unternehmen müssen diese Grundsätze bei der Organisation aller betrieblichen Prozesse berücksichtigen. Da sich die Rechtslage aber stetig verändert, ist es für Firmen schwer, in Steuerangelegenheiten auf dem Laufenden zu bleiben. Das hat zur Folge, dass die GoBD und die Etablierung sogenannter TCMS eine immer wichtigere Rolle spielen. Bei Letzterem handelt es sich um einen Leitfaden, der dazu dient, alle steuerrelevanten Prozesse zu dokumentieren und zu überwachen. Dadurch sollen weniger Fehler passieren und die Arbeitseffizienz verbessert werden.

Wie muss ein TCMS bzw. IKS aussehen?

Schwab: Es gibt keine Vorgabe, wie das Kontrollsystem auszusehen hat, es variiert je nach Unternehmensgröße, Komplexität und Art des Kerngeschäfts. Vielmehr müssen die TCMS an die jeweiligen Anforderungen angepasst werden. Allerdings existieren laut GoBD einige Parameter, die berücksichtigt werden sollten. Danach müssen beispielsweise alle Geschäftsvorgänge zeitgerecht, vollständig und unveränderbar aufgezeichnet werden. Auch alle Vor- und Nebensysteme wie Materialwirtschaft und Zeiterfassung sowie Programme zum Scannen und Archivieren von Rechnungen müssen erfasst werden. Zudem ist zu bedenken, dass die einmalige Implementierung und Einrichtung nicht ausreichend ist. Eine kontinuierliche Aktualisierung der Dokumentation ist Voraussetzung für eine dauerhafte und reibungslose Anwendung.

Wo liegen die Probleme mit dem TCMS?

Schwab: Die größte Problematik stellt ein Erlass des Bundesfinanzministeriums (Berichtigung einer Steuererklärung vs. Selbstanzeige) dar. Danach wird zwar angenommen, dass Firmen mit einem internen Steuerkontrollsystem nichts zu verbergen haben und Entscheidungsträger dadurch vor einer persönlichen Haftung geschützt sind. Der Knackpunkt liegt aber im Umkehrschluss, der gezogen werden könnte. Das Fehlen eines Systems kann theoretisch als Indiz herangezogen werden, dass ein Unternehmen leichtfertig oder fahrlässig bei der Datensicherung und Kontrolle handelt.

Wie sollten Firmen bei der Einrichtung eines TCMS vorgehen?

Schwab: Zu Beginn sollte in einem Betrieb immer eine genaue Analyse des Ist-Zustandes mit einem steuerlichen Berater durchgeführt werden. Dabei werden alle steuerlich relevanten Abläufe und Zuständigkeiten im Unternehmen untersucht und in einem Dokument zusammengefasst. Im Anschluss erfolgt eine detaillierte Risikoanalyse, die alle möglichen Problemquellen identifiziert und deren Gefahrenpotenzial bewertet. Diese Ergebnisse werden gesichtet und dienen als Grundlage zur Entwicklung von Prozessabläufen, um mögliche Gefahren zu erkennen und auszuräumen. Am Ende sollte dabei ein Tax Compliance-Leitfaden herauskommen, der einerseits alle Erkenntnisse und Vorkehrungen zusammenfasst, andererseits aber auch klare Verhaltensregeln vorgibt.

Bildhinweis: Steuerberaterkammer München